2. Защита электронных документов от случайной потери информации

В настоящее время наблюдается явная тенденция к расширению использования электронных носителей. Во многих компаниях весь документооборот осуществляется в электронном виде. Неотъемлемой частью информационной структуры компаний являются различные электронные БД. На электронных носителях хранится также аудио- и видеоинформация. В последние годы даже платежи проходят в электронном виде.

В то же время именно электронная информация является наиболее уязвимой в плане уничтожения и порчи. Дело в том, что электронные носители не слишком долговечны, а неправильное обращение с техникой может привести к случайному уничтожению информации. Другой серьёзнейшей опасностью являются компьютерные вирусы, получившие громадное распространение в последнее время.

В качестве мер, используемых для защиты электронной информации от повреждения и уничтожения, обычно используют:

• Резервное копирование информации. Осуществляется ежедневно и обеспечивает возможность восстановления информации на глубину не более суток. Ежедневные копии, как правило, хранятся отдельно от компьютерной сети.
• Наличие резервных серверов в локальной сети. Позволяет при отказе основного сервера не прекращать работу.
• Использование источников бесперебойного питания. Позволяет защитить компьютерную сеть компании от потерь информации, связанных с неполадками в электрической сети.
• Создание архивов информации. Вся наиболее важная информация архивируется, записывается на съемные носители и хранится в специально оборудованном помещении. Причём для повышения надежности следует делать несколько копий и хранить их независимо друг от друга. При выборе носителя следует особое внимание уделять его надёжности и долговечности.
• Антивирусная защита. Для эффективной защиты компьютерной сети от вирусной атаки следует контролировать все файлы, приходящие извне. Для этого рекомендуется отключать дисководы на рабочих станциях локальной сети, а все внешние файлы записывать только через сетевого администратора после соответствующей антивирусной проверки. Рекомендуется запретить использование дискет в организации. Наибольшую вирусную опасность таит в себе использование Internet. Необходимо так построить систему антивирусной защиты, чтобы все файлы приходящие через Internet перед использованием проходили проверку. Необходимо также проводить ежедневную профилактическую проверку перед резервным копированием.
• Ограничение доступа. Во избежание случайного повреждения или удаления необходимой информации или ПО следует ограничивать доступ каждого пользователя локальной сети компании только к необходимой ему информации. В тех случаях, когда информацию следует защищать от самого пользователя, следует применять доступ «только для чтения».